どうしたら話は伝わるのか
新年度のスタートに向け、生活や仕事の上で大切な「話し方」について少々考えてみたい。
新人であれば、「上司への報告など適確に行うにはどうしたらいいのか」。ベテランなら、「そもそも自分の話は伝わっているのか。実は訳が分からないなど嫌われてはいないだろうか」、などなど悩み多きが「話」というものだ。
そこで、日常では話をどのようにしたら適確に要件を伝えることが出来るのか。
必要な5つのポイントを考えてみたい。
その1．結論は先に
既にこの文章の構成がそうなるよう努めているのだが、「結論を先に」言うことが第1のポイントだ。
この文章では「日常では話をどのようにしたら適確に要件を伝えることが出来るのか」と書いた。
このように結論を言ってから、その内容なり、理由など付帯状況を説明するという組み立てが必要だ。
この文章では「内容については5つのポイント」と書いた。こんな感じである。
結局何が言いたいのかよくわからない話というのは、思い付くままに話しているから文脈がバラバラなのである。「一体何が言いたいんだ」と指摘されないよう気を付けたい。
その2．話は短く
大概のことは1分程度あれば説明できる。というより、1回の話としてそれ以上は話さないほうがいい。
そして、日常の会話は言葉のキャッチボールだから1つの文章も短い方が良い。その方が相手の記憶に残り、伝わり易い。
上司への報告など1つのテーマについて、報告して、指示をもらうなど一区切りをつけてから、次のテーマに移っていく方法で、会話の生産性も向上する。
因みに、1分間で話せる分量は、文字数にして大体300字ぐらい。上司への報告事項などの際には、この分量を目安に用意しておくといい。
とにかく長い話は禁物だ。ややもすれば相手の時間を奪う、時間泥棒となってしまう。
その3．相手の反応を見ながら・相手を中心に
今、「会話の生産性が上がる」と書いたが、一方的に長時間話しても、相手に伝わらないばかりか、相手が求めている話になっているのかわからない。
そのため都度、相手の反応を見ながら、相手の考えを理解しながら、その上で自分の考えを述べる。
報告にしても会話にしても、基本的に相手が求めていることを話していかないことには成り立たない。
相手に伝わって、始めて会話となる。そうならないなら、それは街頭演説のようなものだ。
その4．ゆっくり・はっきり・ていねいに
私が小学生の時、「ゆっくり・はっきり・ていねいに」というポスターが各教室に貼ってあった。これは会話の基本なのだと小学生の時に習った。ゆっくり、はっきりと話す事で、話は分かり易くなるし、相手からの信頼も得られやすい。
そして、ていねいにとは、重要な言葉の前に間をおいてみることや、語尾をはっきり発音することなどだ。語尾が消え入るようでよく聞き取れない話は、自信がなさそうで、頼りなさそうに聞こえてしまう。
また、あまり「えー」とか「あー」とかを使わないことも重要だ。これも考えがまとまっていないように聞こえるばかりか、話自体が非常に下手に聞こえてしまう。
その5．笑顔で相手の目を見て
話の内容が素晴らしくても、無表情で怒っているような表情では、伝わるものも伝わらない。「笑顔で明るく」もとても重要だ。
そして、相手の目を見ることで、相手に「自分自身に関心を持っている」と感じてもらえる。話すときに目を見てもらえないと、自分が尊重されていないように感じて悲しくなってしまう。
そのような人の話を真剣に聞くだろうか。
話し方5つのポイント
伝わる会話5つのポイントは、「結論は先に」、「話は短く」、「相手の反応を見ながら」、「ゆっくり・はっきり・ていねいに」ということだ。
そして、「話の語尾ははっきりと」、「えー、あー」は使わないことも重要だ。
どうでしょうか。
書き洩らしたが、会話の最中には「うなづく」ことも忘れずに。