”おもてなしの心”を伝えるマナーを　～電話応対編～

 

 

こんにちは。研修インストラクターの長谷川知美です。

 １回目は、“おもてなしの心”を伝えるマナーについて“挨拶編”でした。

今回は、前回に引き続き“おもてなしの心”を伝えるマナーについての“電話編”です。

 

 不在の社員宛ての電話で、「○○さんいらっしゃいますか」と聞かれたとき、あなたならどうしますか。

不在を伝えるだけなら「○○は外出しております」で伝わりますが、相手の立場になった応対とは

いえません。

”せっかくお電話いただいたのに不在で申し訳ない”という気持ちがあれば、「申し訳ございません」と

おわびの言葉がでます。

”いつ連絡が取れるのか不安かもしれない”と想像できれば、「○○は外出しておりまして△時には戻る

予定でございます」と帰社予定を伝えようと思うでしょう。

 そして、”もう一度電話をしてもらう手間をとらせたくない”と思えば、「よろしければ戻り次第こちら

からお電話いたしましょうか」と提案して、相手の意向を尋ねることができます。

ここで「お電話いたします」と言い切らないことも大事です。

相手は伝言で済ませたいと思っているかもしれませんし、「～いたします」と言い切ってしまうと

相手の立場になった応対とは言えないからです。

さらに、最後に「□□が確かに申し伝えます」と名乗れば、相手は安心して電話を切ることができるで

しょう。

 

ここで、ポイントを整理します。

 

不在の社員宛ての電話には、４つのステップで気持ちよく応対しましょう。

きっと、お客様にも喜んでもらえますよ。